dmdocs: saiba mais sobre o novo sistema de gestão da documentação da MRS

Tem sido cada vez mais frequente, na MRS, a busca por ferramentas, comportamentos e sistemas que potencializem a transformação digital e uma das mudanças mais recentes é a substituição do sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Em resumo, o Webdesk será substituído pelo dmdocs, uma ferramenta que vai permitir uma gestão simples e mais segura da documentação da MRS, com recursos avançados que, de forma automatizada, garantirão controle de revisões e atualizações, diminuindo riscos. A virada de sistema vai acontecer no dia 1º de dezembro.

“Estou bastante orgulhoso de fazer parte desse projeto. Ter um sistema mais robusto, de fácil acesso, e mais tecnológico era algo desejado já há algum tempo na MRS e essa possibilidade chega em um momento de várias atualização tecnológicas e inovadoras na empresa”, destaca o analista de Planejamento e Controle de TI, Caio Vieira, que participou diretamente do projeto de implantação do dmdocs. “É fundamental que uma empresa tenha seus documentos normativos, como Políticas, Diretrizes Organizacionais, processos e atividades do dia a dia, facilmente acessíveis e corretamente geridos, isso garante padronização, segurança na execução das atividades e possibilita o processo de melhoria contínua. O dmdocs pode ser acessado de qualquer lugar e de qualquer dispositivo!”, conclui.

Na nova plataforma, os usuários terão uma experiência de uso melhorada, já que o sistema é mais moderno, tem layout amigável e de fácil navegação, além de diversos recursos, como busca inteligente por palavras-chave e opção de consulta à uma lista de documentos favoritos. Os Agentes de Documentação passaram por uma preparação conduzida pela equipe de Governança de TI e já estão percebendo os ganhos que terão no dia a dia.

“Ser uma Agente de Documentação requer muita responsabilidade e comprometimento, pois precisamos manter atualizados os documentos da nossa área, garantir que estejam no padrão e que as atualizações dos processos estejam refletidas nos documentos normativos”, relata a analista de Relações Institucionais Fernanda Chinelato. “O primeiro benefício que destaco é o acesso ao sistema pelo smartphone, que facilita o uso em casos de trabalhos externos e necessidade de consulta a documentos como DO, PG, formulário, etc. Teremos, também, a opção de navegação por ‘locais de guarda’, onde podemos buscar, de forma simplificada, por documentos de responsabilidade de alguma área específica, facilitando a procura no dia a dia. Por fim, teremos a opção de favoritar documentos para visualizarmos todas as modificações que foram realizadas nos documentos e, com isso, conseguimos mapear os históricos das atualizações ao longo do tempo”, complementa.

Treinamentos

Além dos conhecimentos gerais, necessários para todos os colaboradores, há treinamentos específicos para os Agentes de Documentação e todos os gestores da empresa no Portal RH. Prepare-se para ter uma melhor experiência de navegação.

Tudo sobre o dmdocs

Mais detalhes sobre o dmdocs podem ser consultados em uma página construída especificamente para este momento de implantação do sistema. Clique aqui e acesse o ambiente para conferir a lista de benefícios do sistema, o vídeo com as orientações de navegação básica e consultar, em breve, as lições aprendidas pelos colaboradores a partir do uso.

| Publicado em 26.11.2021